Nos métiers
Assistant personnel
L’assistant personnel Maison Helya, aussi nommé secrétaire particulier travaille en collaboration étroite avec le propriétaire et l’accompagne dans la gestion de son quotidien professionnel et personnel. Ce collaborateur polyvalent contribue à l’organisation des journées de son client, de ses déplacements ou encore le traitement de ses documents administratifs avec un engagement total de confidentialité.
Domaines d'excellence d'un assistant personnel
Accompagnement personnel
- Gérer l’emploi du temps du client et de ses proches
- Organiser et gérer les déplacements et voyages
- Réserver des tables au restaurant et obtenir des entrées à divers évènements (théâtre, concert, spectacle...)
- Gérer les abonnements de transport et les inscriptions à diverses activités (sportives, artistiques...)
- Organiser les événements familiaux (anniversaires, dîners...)
- Superviser le personnel de maison et assurer son recrutement
- Gérer et suivre les tâches administratives : contrats, facturation courante, prestataires extérieurs...
- Accompagner son client dans divers projets : projets de travaux, acquisition immobilière ou de véhicules, évènement privé, cadeaux...
- Gérer la logistique et les achats : commandes, interventions...
- Assurer le suivi des affaires courantes en l’absence du particulier
Accompagnement professionnel
- Traiter le courrier et organiser le bureau professionnel du client
- Gérer son agenda et ses rendez-vous
- Organiser et gérer les voyages d'affaires
- Organiser et gérer les événements professionnels (soirée privée, réception, gala...)
- Prendre en charge l’administratif et l'archivage des dossiers
- Produire des documents de présentation et des rapports de synthèse
- Être le contact principal des fournisseurs et sous-traitants
- Gérer et suivre les factures et la comptabilité
- Gérer les comptes bancaires et les budgets de la ou les propriétés
- Gérer les relations publiques du client et les sollicitations des médias
Profil d'un assistant personnel
- Expérience de 7 ans minimum exigée à un poste similaire
- BEP métier du secrétariat
- Anglais et français courant, une troisième langue est appréciée
- Fiabilité, disponibilité, capacité à manager, excellent relationnel, excellente présentation, discrétion, faculté d’adaptation, sens du service, esprit d’initiative, sens de l’organisation, rigueur, sens des responsabilités, gestion des priorités, autonomie, polyvalence, réactivité